Ścieżka obiegu dokumentów projektów badawczych

Ścieżka obiegu dokumentów w trakcie realizacji projektów badawczych.

Procedury wewnętrzne UAM

 

Etap pierwszy
Przygotowanie wniosku

Osoba aplikująca o dofinansowanie projektu na mocy zarządzenia nr 176 Rektora UAM z 30 września 2010, powinna uprzednio złożyć wypełniony i podpisany przez siebie oraz dziekana wydziału (na którym będzie realizowany projekt) formularz zgłoszeniowy stanowiący załącznik do ww. zarządzenia. (link).

Jeśli program finansujący dany projekt nie przewiduje finansowania kosztów pośrednich, wówczas osoba przygotowująca wniosek winna zwrócić się do Rektora (przy akceptacji właściwego Dziekana) o zgodę na realizację projektu w tej formie.


Etap drugi

Po zaakceptowaniu projektu przez instytucję ogłaszającą konkurs.


Konsultowanie treści oraz pozyskiwanie podpisów pod umową o dofinansowanie i umową konsorcjum odbywa się poprzez Dział Programów Europejskich.
Oryginały dokumentów merytorycznych z podpisem Rektora winny trafić po podpisaniu przez wszystkie strony umowy do Działu Programów Europejskich.
Osoba mająca pełnić funkcję koordynatora projektu na UAM składa (przy akceptacji bezpośredniego przełożonego) do właściwego Prorektora wniosek o powołanie jej na to stanowisko.

Koordynator występuje do Kwestury UAM o utworzenie kont księgowych, które umożliwią rozliczenie przyznanej dotacji (przykład wniosku), a gdy to konieczne do Działu Finansowego o utworzenie nowego konta bankowego z podaniem waluty konta i czy powinno być oprocentowane.
W razie uzasadnionej potrzeby, w celu zachowania płynności realizacyjnej projektu, koordynator może wnioskować do Rektora o prefinansowanie wydatków projektowych ze środków UAM.


Etap trzeci
Bieżąca realizacja.

Wniosek o zatrudnienie personelu projektu składa na piśmie osoba zainteresowana do Prorektora ds. kadry i rozwoju uczelni, przy akceptacji właściwego koordynatora projektu i dziekana (po ewentualnych procedurach konkursowych).
Forma zatrudnienia winna być zgodna z zarządzeniem nr 97 Rektora UAM z dnia 30 września 2009r. (link).

Wynagrodzenia podlegają opodatkowaniu, chyba że podatnik złoży oświadczenie własne lub interpretację skarbową zwalniającą go z tego obowiązku. W sprawie ustalenie stawki godzinowej dla pracowników UAM należy zwrócić się do Kierownika Działu Kadr. W Dziale Płac i Stypendiów wynagrodzenia są odbruttawiane zgodnie z aktualnymi wskaźnikami.

Podstawą rozliczenia wynagrodzeń projektu jest karta czasu pracy, która powinna być składana co miesiąc w Dziale Kadr i Organizacji oraz Płac i Stypendiów.

Koszty pośrednie  wynikające z budżetu projektu pozostają w dyspozycji Kwestury UAM lub na wniosek uczelnianego koordynatora projektu mogą zostać podzielone zgodnie z decyzją Rektora.

W przypadku projektów gdzie ich poziom sięga 60% możliwy jest podział zgodnie z zarządzeniem nr 94 Rektora UAM z 24 września 2009r. (link), a także zarządzeniem nr 9 Rektora UAM z 1 października 2012r. (link)

 

Obsługą księgową projektów zajmuje się Dział Księgowości i Kosztów.

Poza gromadzeniem m.in. rachunków i kart czasu pracy, należy pamiętać także o przechowywaniu biletów i kart pokładowych dokumentujących odbycie podróży służbowej związanej z projektem.

Wszelkie zakupy towarów i usług, a także umowy cywilnoprawne powinny być formalnie zgłoszone w Dziale Zamówień Publicznych i spełniać zasady określone w Ustawie Prawo Zamówień Publicznych oraz konkurencyjności.

Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, dokumenty projektu, publikacje (papierowe i cyfrowe) oraz zakupiony sprzęt powinny zawierać logotypy i opisy identyfikujące program, który finansuje jego działania.
W przypadku środków unijnych konieczne jest zastosowanie także logo UE.

 

Jeśli projekt przewiduje wnoszenie wkładu własnego wówczas należy zastosować się do zapisów zarządzenia nr 86 z 6 czerwca 2013r. (link)

 

Dokumenty merytoryczne związane z realizacją projektu: podróżami, konferencjami (np.: listy obecności, materiały konferencyjne), zakupiony sprzęt, wydane w trakcie projektu publikacje, opracowania, karty czasu pracy itd., powinny być archiwizowane przez uczelnianego koordynatora/zespół danego projektu w okresie wskazanym w umowie i zasadach realizacji danego programu.

© Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ul. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań | tel. centrala +48 (61) 829 40 00, NIP: 777-00-06-350, REGON: 000001293

Ten serwis używa plików "cookie" zgodnie z Polityką Cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza jej akceptację.