Zadania

Dział Współpracy z Zagranicą zajmuje się obsługą administracyjną następujących spraw:

  1. zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników, doktorantów i studentów,
  2. przyjmowanie gości indywidualnych, studentów (oprócz studiów regularnych), doktorantów i pracowników kontraktowych z zagranicy,
  3. programy edukacyjne Unii Europejskiej,
  4. umowy bilateralne z uczelniami zagranicznymi oraz koordynacja współpracy UAM w ramach tych umów,
  5. gromadzenie i udostępnianie informacji o możliwościach kształcenia za granicą (oferta stypendialna BUWIWM oraz fundacji i organizacji oferujących stypendia).

Procedury wyjazdowe

Zgłoszenie wyjazdu

Pracownicy, doktoranci i studenci UAM wyjeżdżający służbowo za granicę są zobowiązani do złożenia, najpóźniej na 14 dni przed terminem wyjazdu, w Dziale Współpracy z Zagranicą „Zgłoszenia wyjazdu za granicę” (druki dostępne poniżej).

Wszystkie rubryki Zgłoszenia powinny być wypełnione czytelnie. Wyjazd powinien być zaakceptowany przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz dziekana wydziału. Część dotycząca przyznanych funduszy powinna być poświadczona przez dysponenta środków finansowych w każdej rubryce. Do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub inny stosowny dokument potwierdzający wyjazd.

Z tytułu podróży służbowej przysługują (pracownikom i doktorantom):

  • diety pobytowe
  • diety hotelowe
  • ryczałt na dojazd
  • zwrot kosztów podróży
  • polisa ubezpieczeniowa
  • zwrot kosztów opłat wizowych
  • inne niezbędne wydatki odpowiednio uzasadnione np. koszty opłaty konferencyjnej

Dieta pobytowa jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się o koszt bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety
  • obiad – 30 % diety
  • kolacja – 30 % diety

Koszt noclegu jest rozliczany do wysokości rachunku hotelowego ( faktura musi być wystawiona na UAM) w granicach limitu ustalonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt hotelowy w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje na czas przejazdu.
Ryczałt na dojazd -  przysługuje pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Studenci – mogą się ubiegać o  zwrot kosztów podróży i pobytu na podstawie przedłożonych rachunków. Nie przysługują im diety pobytowe. Nie mają również możliwości pobierania zaliczek.

Diety – zaliczka. Termin  i walutę wypłacenia zaliczki należy ustalić z pracownikami DWZ. Zaliczka jest wypłacana w Kasie UAM w wyznaczonym terminie w godzinach od 10:30 do 14:00. Rozliczenia zaliczki należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu z zagranicy w DWZ. Faktury lub inne dokumenty księgowe dołączane do rozliczenia powinny być odpowiednio opisane i opieczętowane zgodnie z zasadami przyjętymi w zarządzeniu Rektora nr 78/2006/07 z dnia 20.04.2007r. Przeliczenia rachunków z innych walut na walutę, w której była pobrana zaliczka dokonuje Dział Finansowy UAM. Ewentualnych wpłat dokonuje się w Kasie UAM na podstawie druku rozliczenia.

Jeśli zachodzi potrzeba dokonania przedpłaty kosztów wpisowego lub innych kosztów wymaganych przez organizatora konferencji, należy przedłożyć w DWZ rachunek opisany zgodnie z procedurami przyjętymi na UAM (Zarządzenie Rektora UAM nr 78/2006/2007 z dnia 20.04.2007r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dot. dokumentów księgowo-finansowych)  lub podać na piśmie dokładne dane dot. przelewu: kwota i waluta, nazwa beneficjenta, nazwa i adres banku, IBAN, Swift lub BIC, źródło finansowania, podpis dysponenta środków, wypełnioną i podpisaną pieczątkę dot. trybu zamówień publicznych oraz zobowiązanie o dostarczeniu faktury.

Możliwe jest również opłacenie wpisowego kartą kredytową. W tym celu, należy wystąpić z wnioskiem do Prorektora, Prof. dra hab. Ryszarda Naskręckiego o wyrażenie zgody na użycie karty kredytowej. Pismo powinno zawierać informacje jak wyżej i zobowiązanie o dostarczeniu faktury.

Zgodnie z istniejącą umową poprzetargową z biurem Blue Sky Travel, wszystkie bilety lotnicze, kolejowe i autokarowe za granicę muszą być zakupione w tym biurze. Po złożeniu wniosku o wyjazd, osoba wyjeżdżająca powinna się skontaktować z pracownikiem DWZ w celu ustalenia sposobu zakupu biletu. Dane biura:
Blue Sky Travel, ul. Roosevelta 2, 60-829 Poznań, tel. 61 841 09 000

Uzgodnienie zakupu biletu – patrz procedury zakupu biletów lotniczych (dokument do pobrania poniżej).
Podróż samochodem – Zgodnie z Zarządzeniem nr 39/2012/2013 Rektora UAM z dnia 11.12.2012r. w sprawie zasad rozliczania kosztów przejazdów służbowych,   pracownik może, za zgodą pracodawcy, odbyć podróż za granicę samochodem prywatnym w następujących przypadkach:
(wg zarządzenia).
  1. Dopuszcza się ewentualność refundowania kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem prywatnym jedynie w następujących przypadkach:
    1. nie istnieje możliwość dotarcia do celu podróży komunikacją publiczną;
    2. istnieje konieczność przewozu wielkogabarytowej aparatury lub innych materiałów;
    3. podróż jednym samochodem odbywa kilku pracowników i spowoduje to umniejszenie ogólnych kosztów podróży.
  2. Jeśli nie są spełnione warunki określone w ust.1, wykorzystanie samochodu prywatnego do przejazdu służbowego jest możliwe z zastrzeżeniem, że stawka za 1 km określona zostanie przez dysponenta środków finansowych w taki sposób, aby koszt przejazdu nie przekroczył ceny biletu komunikacji publicznej z zachowaniem zasad określonych w § 3 i § 6.

Aby uzyskać zgodę na przejazd samochodem prywatnym, należy skierować pismo do Prorektora Prof. dra hab. Ryszarda Naskręckiego (wzór w zał.)

Wizy: w przypadku wyjazdu zagranicznego do krajów, do których istnieje wymóg wizowy, formalności związane z  wizami załatwić można za pośrednictwem biura BST (wg przetargu). W tym celu, należy  dostarczyć wymagane dokumenty: paszport, zaproszenie, formularz wizowy, itp. bezpośrednio do biura BST.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Dokumenty wyjazdowe

Zgłoszenie wyjazdu studentaObowiązujący
DOC
Pobierz DOC Zgłoszenie wyjazdu studenta (61.0 KB)
Zgłoszenie wyjazdu doktorantaObowiązujący
DOCX
Pobierz DOCX Zgłoszenie wyjazdu doktoranta (25.7 KB)
Zgłoszenie wyjazdu pracownikaObowiązujący
DOC
Pobierz DOC Zgłoszenie wyjazdu pracownika (50.0 KB)
Procedura zakupu biletów lotniczychObowiązujący
PDF
Pobierz PDF Procedura zakupu biletów lotniczych (83.7 KB)
Zasady udzielania urlopów związanych z wyjazdami zagranicznymiObowiązujący
PDF
Pobierz PDF Zasady udzielania urlopów związanych z wyjazdami zagranicznymi (136.0 KB)
Stawki dietObowiązujący
PDF
Pobierz PDF Stawki diet (330.5 KB)
Instrukcja dotycząca zasad regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów UAM oraz rozliczania tych wyjazdówObowiązujący
PDF
Pobierz PDF Instrukcja dotycząca zasad regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów UAM oraz rozliczania tych wyjazdów (492.3 KB)
Travel procedureObowiązujący
PDF
Pobierz PDF Travel procedure (404.5 KB)
Programy badawcze i edukacyjneObowiązujący
PDF
Pobierz PDF Programy badawcze i edukacyjne (119.3 KB)

Umowy międzynarodowe

Umowy międzynarodowe zawarte między UAM, a uczelniami zagranicznymi dostępne są wraz z elektronicznymi skanami każdej umowy pod adresem https://uam.sharepoint.com/sites/administracja/umowy po zalogowaniu dla pracowników UAM. Instrukcja do logowania oraz spis umów znajdują w plikach do pobrania poniżej.

Instrukcja logowania

Wykaz umów zawartych między UAM, a uczelniami zagranicznymi

Formularze i wzory dokumentów Działu Współpracy z Zagranicą

Formularz - rozliczenie zaliczki walutowej na służbowe wyjazdy zagraniczneObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Formularz - rozliczenie zaliczki walutowej na służbowe wyjazdy zagraniczne (46.0 KB)
Wniosek o przyjęcie cudzoziemca ObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Wniosek o przyjęcie cudzoziemca (38.0 KB)
Potwierdzenie odbioru diet przez gościa ObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Potwierdzenie odbioru diet przez gościa (22.5 KB)
Prośba o przelanie zaliczki walutowejObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Prośba o przelanie zaliczki walutowej (23.5 KB)
Oświadczenie dotyczące pobytu służbowego za granicąObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Oświadczenie dotyczące pobytu służbowego za granicą (57.5 KB)
Poręczenie zaliczki dla doktorantaObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Poręczenie zaliczki dla doktoranta (25.0 KB)
Wniosek - wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w podróży służbowejObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Wniosek - wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w podróży służbowej (14.1 KB)
Umowa ogólna o współpracy z UAM (wersja angielska)ObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Umowa ogólna o współpracy z UAM (wersja angielska) (21.7 KB)
Umowa na diety z gościem zagranicznym ObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Umowa na diety z gościem zagranicznym (27.5 KB)
Umowa ogólna o współpracy z UAM (wersja polska)ObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Umowa ogólna o współpracy z UAM (wersja polska) (37.5 KB)
WISSENSCHAFTLICHER LEBENSLAUFObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC WISSENSCHAFTLICHER LEBENSLAUF (19.0 KB)
Wymiana międzyuczelniana - oferta stypendialnaObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Wymiana międzyuczelniana - oferta stypendialna (36.0 KB)
Zgłoszenie kandydata na wyjazd w ramach wymiany międzyuczelnianejObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Zgłoszenie kandydata na wyjazd w ramach wymiany międzyuczelnianej (33.5 KB)
Skierowanie za granicęObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Skierowanie za granicę (23.8 KB)
Instrukcja dotycząca zasad regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów UAM oraz rozliczania tych wyjazdówObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
PDF
Pobierz PDF Instrukcja dotycząca zasad regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów UAM oraz rozliczania tych wyjazdów (492.3 KB)
Stawki diet obowiązujące od 1 marca 2013ObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
PDF
Pobierz PDF Stawki diet obowiązujące od 1 marca 2013 (330.5 KB)
Travel procedureObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
PDF
Pobierz PDF Travel procedure (404.5 KB)
Instrukcja logowaniaObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
PDF
Pobierz PDF Instrukcja logowania (839.2 KB)
Wykaz umów zawartych między UAM, a uczelniami zagranicznymiObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
XLSX
Pobierz XLSX Wykaz umów zawartych między UAM, a uczelniami zagranicznymi (45.4 KB)
Zasady udzielania urlopów związanych z wyjazdami zagranicznymiObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
PDF
Pobierz PDF Zasady udzielania urlopów związanych z wyjazdami zagranicznymi (136.0 KB)

Dokumenty w języku angielskim

Agreement on the transfer of economic copyrightsObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Agreement on the transfer of economic copyrights (31.0 KB)
Civil law contract - umowa o dzieloObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Civil law contract - umowa o dzielo (30.9 KB)
Civil law contract - umowa zlecenieObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Civil law contract - umowa zlecenie (27.2 KB)
Information on the course of the Ph.D. conferment procedure, including the role and duties of a reviewer in accordance with legal provisions in force in PolandObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Information on the course of the Ph.D. conferment procedure, including the role and duties of a reviewer in accordance with legal provisions in force in Poland (70.5 KB)
Invoice to contractObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Invoice to contract (20.0 KB)
Personal data formObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Personal data form (19.1 KB)
Request for leave of absence formObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Request for leave of absence form (14.1 KB)
StatementObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Statement (19.0 KB)
Statement of a non amu employeeObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOCX
Pobierz DOCX Statement of a non amu employee (24.2 KB)
Travel notification formObowiązującyAnna Krajewska-Zastrożna
DOC
Pobierz DOC Travel notification form (53.0 KB)