Szanowni Państwo,
Praca zdalna, z którą przyszło wielu nam się zmierzyć, to okazja, aby w większym niż dotychczas stopniu wykorzystać dostępne systemy informatyczne wspierające naszą pracę.
Systemem, który powinien być szeroko wykorzystywany to EZD, czyli narzędzie wspierające obieg elektroniczny pism, spraw i korespondencji. Poniżej zamieszczam najważniejsze informacje dotyczące tego systemu wraz z linkami do dokumentów i instrukcji szczegółowo opisujących poszczególne funkcjonalności. Chciałbym podkreślić, że sekretariaty rektora, prorektorów, kanclerza i kwestora, a także kierownicy wszystkich jednostek administracji centralnej na bieżąco w codziennej pracy korzystają z systemu EZD. Wszelkie pisma w tradycyjnej formie kierowane do tych osób / jednostek, mogą (i powinny w obecnych czasach) być dostarczane w wersji elektronicznej. Zapewni to szybką obsługę wpływających podań i spraw. Gorąco do tego zachęcam. Wykorzystajmy ten trudny czas to poznania i korzystania z systemu EZD w większym zakresie.
W razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości dostępni są do Państwa dyspozycji koordynatorzy EZD w UAM – p. Lidia Pudliszak oraz A. Masztaller (szczegóły na stronie http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/).
Z poważaniem
dr Marcin Wysocki
Kanclerz
- szczegółowe zasady obiegu dokumentów z wykorzystaniem systemu EZD reguluje zarządzenie Rektora nr 330/2018/2019 z dnia 14 czerwca 2019r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności, kancelaryjnych, wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w UAM https://uam.sharepoint.com/sites/Baza-Zasobow/MonitorUAM/ZR/2018-2019/330_2018_2019_Zarzadzenie_2018_2019_EZD.pdf;
- wszelkie instrukcje dotyczące zarówno obsługi, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdują się na stronie www.ezdedu.amu.edu.pl;
- logowanie w EZD odbywa się w sposób bezpieczny (patrz instrukcja logowania http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/instrukcja-logowania-do-systemu/),
- możliwy jest dostęp zdalny do systemu (koszt licencji ok 22 EURO) – potrzeby należy zgłaszać do Centrum Informatycznego (ezd@amu.edu.pl lub helpdesk@amu.edu.pl);
- system EZD umożliwia w pełni bezpieczny obieg korespondencji zarejestrowanej i zeskanowanej w Punktach Kancelaryjnych zgodnie z ich dotychczasowym obiegiem. Każdy taki dokument opatrzony jest kodem kreskowym, po którym można go zidentyfikować i odtworzyć jego ścieżkę obiegu. Dokument elektroniczny będący odwzorowaniem dokumentu papierowego, wyprzedza obieg dokumentu papierowego i można nad nim procedować bez konieczności dostępu do wersji papierowej, tym bardziej, że zgodnie z §4, ust. 1 zarządzenia dekretację dokonaną w systemie EZD, jeżeli dokumentacja prowadzona jest papierowo, należy przenieść na papier, co można uczynić później np. przez oddrukowanie historii akceptacji dokumentu - http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przygotowanie-dokumentu-do-akceptacji-i-jego-zatwierdzenie/;
- przekazywanie dokumentów (instrukcja znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przekazywanie-lub-udostepnienie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/ ) jest równoznaczne z oddaniem oryginału dokumentu (tylko oryginały stanowią dokumentację spraw) natomiast udostepnienie (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/udostepnianie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/) stanowi odpowiednik oddania kopii (kserokopii) dokumentu;
- tworzenie dokumentów w EZD, w tym korespondencja wewnętrzna nie wymaga drukowania, podpisywania i skanowania. Dokument (np. w MS WORD) utworzony, załączony do koszulki i przekierowany do innej osoby ma taką samą wartość jak dokument wydrukowany, podpisany, zeskanowany i przesłany poprzez EZD lub w papierowo. Nie drukujmy zatem niepotrzebnie dokumentów, po to tylko aby je zeskanować.
- każda czynność wykonana na dokumencie w systemie jest odzwierciedlona w jego historii (wraz z dokładną datą i ewentualną informacją o dokonaniu czynności w zastępstwie http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/kiedy-kogos-zastepujemy/). Dokumenty typu Word / Excel można przygotować poza systemem i dołączyć je do koszulki lub wytworzyć w systemie – pod warunkiem, że zainstalowany jest dodatek integrujący Addin (na zdalnych dostępach jest zainstalowany);
- system EZD umożliwia pełną obsługę platformy ePUAP – informacja o tym, jak należy postępować znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/korespondencja-epuap/;
- dokumenty można podpisać również z wykorzystaniem Profilu Zaufanego – pobierając je z systemu i składając podpis https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Po podpisie ponownie załączamy go do dokumentacji już w wersji podpisanej. Należy zwrócić jedynie uwagę czy w wymogach formalnych, jeżeli tak podpisany dokument jest przekazywany do instytucji, nie ma wymogu wykorzystania podpisu kwalifikowanego;
- cały czas istnieje możliwość zdalnych konsultacji poprzez platformę MS Teams – szczegóły http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/.
W razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości dostępni są do Państwa dyspozycji koordynatorzy EZD w UAM – p. Lidia Pudliszak oraz A. Masztaller (szczegóły na stronie http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/).
Z poważaniem
dr Marcin Wysocki
Kanclerz
- szczegółowe zasady obiegu dokumentów z wykorzystaniem systemu EZD reguluje zarządzenie Rektora nr 330/2018/2019 z dnia 14 czerwca 2019r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności, kancelaryjnych, wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w UAM https://uam.sharepoint.com/sites/Baza-Zasobow/MonitorUAM/ZR/2018-2019/330_2018_2019_Zarzadzenie_2018_2019_EZD.pdf;
- wszelkie instrukcje dotyczące zarówno obsługi, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdują się na stronie www.ezdedu.amu.edu.pl;
- logowanie w EZD odbywa się w sposób bezpieczny (patrz instrukcja logowania http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/instrukcja-logowania-do-systemu/),
- możliwy jest dostęp zdalny do systemu (koszt licencji ok 22 EURO) – potrzeby należy zgłaszać do Centrum Informatycznego (ezd@amu.edu.pl lub helpdesk@amu.edu.pl);
- system EZD umożliwia w pełni bezpieczny obieg korespondencji zarejestrowanej i zeskanowanej w Punktach Kancelaryjnych zgodnie z ich dotychczasowym obiegiem. Każdy taki dokument opatrzony jest kodem kreskowym, po którym można go zidentyfikować i odtworzyć jego ścieżkę obiegu. Dokument elektroniczny będący odwzorowaniem dokumentu papierowego, wyprzedza obieg dokumentu papierowego i można nad nim procedować bez konieczności dostępu do wersji papierowej, tym bardziej, że zgodnie z §4, ust. 1 zarządzenia dekretację dokonaną w systemie EZD, jeżeli dokumentacja prowadzona jest papierowo, należy przenieść na papier, co można uczynić później np. przez oddrukowanie historii akceptacji dokumentu - http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przygotowanie-dokumentu-do-akceptacji-i-jego-zatwierdzenie/;
- przekazywanie dokumentów (instrukcja znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przekazywanie-lub-udostepnienie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/ ) jest równoznaczne z oddaniem oryginału dokumentu (tylko oryginały stanowią dokumentację spraw) natomiast udostepnienie (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/udostepnianie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/) stanowi odpowiednik oddania kopii (kserokopii) dokumentu;
- tworzenie dokumentów w EZD, w tym korespondencja wewnętrzna nie wymaga drukowania, podpisywania i skanowania. Dokument (np. w MS WORD) utworzony, załączony do koszulki i przekierowany do innej osoby ma taką samą wartość jak dokument wydrukowany, podpisany, zeskanowany i przesłany poprzez EZD lub w papierowo. Nie drukujmy zatem niepotrzebnie dokumentów, po to tylko aby je zeskanować.
- każda czynność wykonana na dokumencie w systemie jest odzwierciedlona w jego historii (wraz z dokładną datą i ewentualną informacją o dokonaniu czynności w zastępstwie http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/kiedy-kogos-zastepujemy/). Dokumenty typu Word / Excel można przygotować poza systemem i dołączyć je do koszulki lub wytworzyć w systemie – pod warunkiem, że zainstalowany jest dodatek integrujący Addin (na zdalnych dostępach jest zainstalowany);
- system EZD umożliwia pełną obsługę platformy ePUAP – informacja o tym, jak należy postępować znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/korespondencja-epuap/;
- dokumenty można podpisać również z wykorzystaniem Profilu Zaufanego – pobierając je z systemu i składając podpis https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Po podpisie ponownie załączamy go do dokumentacji już w wersji podpisanej. Należy zwrócić jedynie uwagę czy w wymogach formalnych, jeżeli tak podpisany dokument jest przekazywany do instytucji, nie ma wymogu wykorzystania podpisu kwalifikowanego;
- cały czas istnieje możliwość zdalnych konsultacji poprzez platformę MS Teams – szczegóły http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/.